Beim Business Process Outsourcing (BPO) werden bestimmte Geschäftsprozesse an externe Dienstleister ausgelagert, die diese Aufgaben vollständig übernehmen – von der Planung über die Ausführung bis hin zur laufenden Verwaltung. Meist handelt es sich dabei um unterstützende Prozesse, die nicht zum Kerngeschäft gehören, wie beispielsweise Buchhaltung, Personalwesen, Kundenservice oder IT-Support.
Das Hauptziel von BPO besteht darin, Effizienzpotenziale zu nutzen, Kosten zu senken und es dem Unternehmen zu ermöglichen, sich stärker auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren. Durch die Spezialisierung der Dienstleister profitieren Unternehmen von professionellen Strukturen, standardisierten Abläufen sowie häufig auch vom Zugang zu neuen Technologien und Fachwissen.
Ein weiteres Argument für BPO ist die Flexibilisierung der Kostenstruktur. Anstelle hoher Fixkosten entstehen variable Kosten, die sich dem Geschäftsgang anpassen lassen. Dies kann besonders für wachsende Unternehmen oder solche mit saisonalen Schwankungen einen strategischen Vorteil darstellen.
Man unterscheidet zwischen Back-Office-Prozessen (z.B. Gehaltsabrechnung, Datenverarbeitung) und Front-Office-Prozessen (z.B. Kundenkommunikation, Support). Je nach Unternehmensstrategie können beide Bereiche ausgelagert werden – oft auch an Partner im Ausland (Offshore-BPO) oder innerhalb der gleichen Region (Nearshore- oder Onshore-BPO).
Trotz der Vorteile bringt BPO auch Herausforderungen mit sich. Dazu zählen der Verlust direkter Kontrolle, Datensicherheitsrisiken sowie Abhängigkeiten vom Dienstleister. Deshalb sind eine sorgfältige Auswahl und ein professionelles Vertrags- und Qualitätsmanagement entscheidend.
Richtig eingesetzt kann BPO jedoch ein wirkungsvolles Mittel sein, um die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens langfristig zu stärken.